档案管理工作制度手册

档案管理工作制度手册

目录

档案工作岗位责任制 ..........................................................2 一、分管档案工作的领导职责 .......................................2 二、档案人员职责 .........................................................3 三、兼职档案人员职责 .................................................4 文件、材料收集归档制度 ...................................................5 一、收集归档范围 .........................................................5 二、归档份数 ................................................................8 三、归档时间和方法 .....................................................8 四、归档要求 ................................................................9 档案借阅管理制度 ...........................................................11 档案保密管理制度 ...........................................................13

档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责

1.组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的

活动。

2.加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。

3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、档案人员职责

1.贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2.对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。4.负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6.按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、兼职档案人员职责

1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3.归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5.主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7.按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8.按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件 1.各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2.工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4.向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6.各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7.反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9.反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10.电报、重要电话记录、机关工作日记。

11.年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12.本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14.已故人员资料。

15.重要的人民来信及处理材料。

16.本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17.本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料 1.上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2.各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3.上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4.上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料 1.有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2.有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3.有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4.有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

(四)下级文件材料

1.年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2.重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3.重要的名册、登记表。

4.大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题

已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

笔杆子家园作者原创投稿，仅供学习参考，请勿照搬照抄!档案鉴定制度《1.档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。2.档案鉴定工作，

是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。3.档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。4.档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。5.凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。6.档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1.本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2.外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

笔杆子家园作者原创投稿，仅供学习参考，请勿照搬照抄!

档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

档案管理工作制度汇编

抚顺市社会福利保障中心档案工作领导小组

2019年

目录

一、档案工作领导职责

二、档案管理人员岗位职责

三、兼职档案管理人员工作职责

四、档案收集归档制度

五、档案整理制度

六、档案查阅制度

七、档案利用制度

八、档案统计移交制度

九、档案安全保密制度

十、档案鉴定销毁制度

十一、档案库房管理制度

十二、档案库房安保制度

十三、档案设备维护使用制度

档案工作领导职责

一、加强对档案工作的领导，对本中心档案管理工作负领导责任。

二、认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级档案部门各项规定，并在本中心组织执行。

三、积极宣传档案法规和档案工作的重要性，确保档案工作在各项业务管理工作中的重要地位和作用得以发挥。

四、制定档案管理制度，定期检查本中心各项档案制度的落实情况。

五、领导并监督中心各机构文件材料的收集、整理和归档工作。

六、对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反档案管理法规的人员给予处罚。

档案管理人员岗位职责

一、认真学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级有关档案工作的规章制度。

二、热爱本职工作，明确职责，忠于职守，刻苦钻研业务，加强调查研究，提高工作能力和管理水平。

三、负责中心文件材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。

四、熟悉和掌握档案的种类、数量、内容、重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。

五、认真做好档案材料的交接、传递、查阅，收集归档，做到及时、准确、手续完备。

六、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料积累、立卷、归档、修改和补充工作。

七、对到期的档案会同有关部门和技术人员进行鉴定、销毁。

八、严格遵守党和国家的保密制度，协助领导做好保密检查，做好保密宣传。

九、做好档案室的安全保卫工作。

兼职档案管理人员工作职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《辽宁省档案条例》以及上级有关档案工作的规章制度，了解、掌握有关档案管理工作的专业知识，增强贯彻执行法律法规及规章制度的自觉性。

二、负责做好本机构业务档案的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档的各类材料完整、准确、系统。

三、按各类业务档案管理办法的要求，对归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；组卷过程中，如发现有圆珠笔或字迹严重不清的文字材料，应重新用钢笔或中性笔抄写，重要材料应将原件附后。

四、整理组卷过程中，注意所管文件材料的安全和保密，防止丢失和泄密。

五、主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室归档，做好交接手续。

档案收集归档制度

一、收集归档范围

凡是反映中心党务、财务、人事、行政工作，及各机构业务经办过程中具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。

二、归档质量要求

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按年度-类别，区别不同保管期限，便于保管和利用。

三、收集归档时间

各机构按季度将各类业务档案收整理完善后（每季度第一个月15日前），经档案管理员检查符合要求后，交档案管理员，双方进行签字确认，由档案管理员统一编写目录归档。

档案整理制度

一、档案整理原则

档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。

二、档案整理流程

档案整理工作由各机构组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。

三、档案整理标准

档案按卷归档，每卷1.5公分厚，卷内每件编写页码，档案按A4纸大小粘贴，小于A4纸的进行托裱，大于A4纸的进行裁剪或折叠，每卷应内有卷内目录、备考表，备考表上立卷人、检查人应由手工签名。

四、档案基本编目

（一）案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号”等填写齐全。

（二）案卷脊背项目“全宗号”、“年度”、“目录号”、“案卷号”等填写齐全。

（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、“保管期限” 、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。

（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—目录号—案卷号”的结构编制档号。

（五）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。

档案查阅制度

一、中心各机构借阅档案，须办理借阅手续。借阅不属于本机构业务范围内，但确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借阅。

二、查阅档案机密卷须经分管领导审批，并限在档案阅览室查阅。

三、非本中心人员查阅档案，须持单位写明案卷内容的正式介绍信，经档案室负责人或有关领导批准后方可查阅。

四、借阅档案，原则上不得带出档案室，如确因工作需要的，须经档案室负责人或有关领导批准同意后方可借出，归还时间不得超过3日。

五、档案不得转借，不得携带档案出入公共场所，探亲访友。节假日前，借出的档案一律归还档案室。

六、查档人员不得随意涂改、圈点、勾画、加注，更不得撕毁、抽页。

七、未经同意，查档人员不得私自摘抄和复制。

档案利用制度

一、中心档案资料为本中心服务，也为社会服务。

二、本单位人员借阅其业务范围的档案资料，可直接由档案员提供，查阅非隶属业务范围的档案资料，须经档案室负责人批准后方可借阅。

三、非本单位人员借阅档案资料，必须持借阅单位介绍信经档案室负责人或有关领导批准后方可借阅。

四、借阅者要爱护档案资料，不得打折、污损、拆散、私取或剪裁资料，不得在档案资料上划线、打圈点、涂改档案，切实维护档案的完整与安全。

五、借阅者未经批准不得拍照、录像、摘录、翻印、复印档案资料。

六、档案资料一般在阅档室查阅，严禁带出阅档室，特殊情况需借出的必须经过主管领导批准，借出时间不得超过3日。

七、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经主管档案工作领导批准，不准擅自公布档案内容。

档案统计移交制度

一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。

二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。

三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。

四、根据《档案法》的规定，按照市档案局、馆的统一安排，向市档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。

五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

档案安全保密制度

一、档案工作人员要严格执行《中华人民共和国保守秘密法》和《中华人民共和国档案法》，自觉遵守保密纪律，积极采取措施，确保档案秘密。

二、非档案工作人员不得随便进入档案库房。

三、对外借阅档案必须严格履行借阅手续，提供档案资料时要严格执行党和国家有关保密规定，不发生差错，杜绝案卷遗失。

四、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案。

五、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密。

六、对机密档案应专柜存放，妥善保管，并严格控制调卷范围，履行借阅审批手续。

七、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的安全措施。

八、复制本单位秘密档案，须经档案分管负责人批准，档案管理人员予以登记，复制好后，原件应及时收回。

九、档案人员调动工作时，必须认真办理档案移交手续。

十、经销毁的档案要认真办理销毁手续，须两人以上监督。

十一、库房钥匙由档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度。

十二、对违反保密规定造成失密、泄密的责任者，应及时报请中心领导，根据情节轻重给予教育或处理。

档案鉴定销毁制度

一、根据中心经办工作的需要和各机构开展业务工作的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。

二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、业务档案的鉴定销毁工作进行业务指导。

三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。

四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。

五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。

六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。

档案库房管理制度

一、档案库房属机要部门，非工作人员不准随便入内，如工作需要，须经档案管理人员同意后方可入内。

二、档案入库必须认真验收，排列有序，不能随意变动，以利查找、借阅和保管。

三、档案库房、箱柜钥匙由专人保管，定期检查库藏档案，发现问题要及时处理。

四、库房内禁止吸烟，不准堆放易燃物品和与档案无关的物品。

五、做好库房每日温湿度变化记录，温湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（一般温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%）。

六、定期检查、整理库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

七、库房工作人员除查找和整理库存档案外，一律不准在库房区域内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。

八、库房内外应配齐足够的消防器材，并定时检查更换。

九、库房内要保持清洁、整齐，采用防爆白炽灯光源照明，挂好窗帘，避免阳光直射，达到“九防”（防盗、防强光、防高温、防火、防磁、防潮、防尘、防鼠、防虫）的要求。

档案库房安保制度

一、非本中心人员，未经批准，一律不得进入档案库房。

二、档案库房内禁止吸烟，各种易燃、易爆物品和食品一律不得进入库房。

三、零散文件材料和杂物一律不得存放档案库房内，杜绝昆虫危害档案。

四、进库的档案、资料必须认真检查，不符合保管要求的一律不得入库。

五、工作人员离开档案室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗，切断各种电源。

六、档案库房钥匙由管理人员保管，钥匙一律不得借给他人使用。

七、档案管理人员必须学会使用消防器材并对消防器材定期检查，每年不少于两次，对失效的及时调换更新。

八、档案管理人员定期检查档案室的安保工作，发现问题及时汇报并采取果断措施。

档案设备维护使用制度

一、档案室应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。

二、建立健全档案设备档案，便于对其使用和维护。

三、注意档案库房与阅览室的清洁卫生，加强防火、防盗、防尘、防潮、防高温等措施。

四、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查供电线路与闸盒，清除一切安全隐患。

五、设备发生故障时，应及时向分管领导汇报，对责任事故搞好分析，吸取教训，并根据情况对当事人进行处罚。

一气呵成，大气磅礴。

结尾点题，画龙点睛。

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