各类文体公文写作指导例文

时间：2021-09-20　来源：博通范文网本文已影响人

各类文体公文写作指导范文

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《各类文体公文写作指导范文》的内容，具体内容：公文写作是文秘写作的一种，也是办公文件，文书拟写应该掌握的技巧和方法，下面是我精心挑选的，供大学习和参阅。各类文体公文写作指导一、循序渐进学习...

公文写作是文秘写作的一种，也是办公文件，文书拟写应该掌握的技巧和方法，下面是我精心挑选的，供大学习和参阅。

各类文体公文写作指导

一、循序渐进

学习公文写作不可能一蹴而就。

一是可以先从通知、公告、大事记等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报等相对复杂的文体拓展。

二是可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、非模式化的文体拓展。

三是可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。

二、照猫画虎

所谓照猫画虎，就是套写和模仿。套写和模仿主要适用于三种情况：

一是适用于相对简单和模式化程度较高的文体。

二是适用于相同的文体。

三是适用于相同或相近内容的文稿。套用和模仿，通常情况下主要着眼于文章的体例和结构，有时也套用文中的一些观点、素材和语言。但这种方法只能作为初学者的入门之道或特殊情况下的应急写作。

三、熟中取巧

俗话说："一回生、两回熟""熟能生巧"。就公文写作而言，由生而熟、由熟而巧的媒介和桥梁就是多写多练。

为此，要注意四点：

一要有计划地练，不要盲目地练。对先练什么文体、后练什么文体，什么时候练什么文体，要有安排、有路数，不能随心所欲。

二要集中地练，不要分散地练。采取各个击破的策略，力求在较短时间内实现突破，然后再转入新的文体。

三要思考着练，不要无所用心地练。每篇文章，从立意到结构，从选材到语言，都要认真思考，反复斟酌，力求最佳，不能胡乱挥洒，潦草从事。

四要有目标地练，不要单纯地为练而练。比如，信息类、经验类、调研类的材料，可以把目标定在供内部刊物选用或向新闻媒体投稿上。

文稿一旦被选用，会进一步激发学习写作的热情。这比漫无目的的练习，效果往往会好得多。

四、改中求精

修改，改什么?

如果用一句话概括，就是构成一篇文章的所有要素都在修改的范围之内。

重点有四个方面：

一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出;

二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然;

三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题;

四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。

修改的方法大致有三种：

一是静思默改法。就是初稿写成后，自己平心静气地坐下来，让整个文稿从头至尾、从大到小在头脑中过过"电影"，细细品味，从中发现毛病。

二是边读边改法。就是对写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边读边思考，边读边修改。这对发现不妥当的词、不通顺的句子极其有效。

三是冷却修改法。就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，然后回过头来再对文稿进行思考和修改。这样，即使比较成熟的文稿，也会发现毛病。

五、比较鉴别

比较，是知好坏、晓优劣、见长短的有效方法。

一是拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较，看一看领导和编辑都做了哪些修改，琢磨一下为什么这样修改，修改后的高明之处在哪儿，从中体会出—些门道，以供今后借鉴。

二是拿自己的习作同别人起草的大家公认比较成熟的相同主题、相同体裁的文稿进行比较，看一看人家高明在什么地方、为什么高明，自己的差距在哪里，为什么有这样的差距，思考一下怎样学习人家的长处，弥补自

己的短处。

三是找一些不同人起草的主题和体裁相同的文稿进行比较，看一看各有什么特色和长短，找出哪些是可供自己学习借鉴的，哪些是自己应该注意避免的，以博采众家之长。

四是把自己所在单位的文稿同上级单位的同类文稿进行比较，看一看上级的文稿在站位上、在角度选择上、在问题的阐述上有什么高明之处，以便从中受益。

六、虚心请教

虚心请教可以有多个层面、多种方式。

一是带着问题求解。在同事们你一言、我一语的讨论中，也常会受到深刻的启发。正所谓"听君一席话，胜读十年书"，千万不要把自己封闭起来。

二是带着文章求改。就是自己写了文章以后，要多请高手帮助修改。除此以外，也可以向同事们征求修改意见;如果是以基层工作情况为素材的文章，还可以再回到基层，听听一线干部和群众的反映。

三是向书本求知。书本是知识的载体，是无言的老师。有些文章甚至会使你眼前一亮、茅塞顿开。

七、参与其中

在党政机关和企事业单位，有时重要的文稿并不只交给一人起草，而是成立一个写作班子来集体起草。

一要参与正式起草前的集体讨论。这时的讨论一般侧重于研究写作背景、弄清领导意图、确定文章主题、理顺文章思路、搭起文章框架、选好文章角度。

二要参与文章的写作。在这一过程中，要尽可能全程、深入地参与其中。即使不承担正式的写作任务，自己也要选择其中的一部分或几部分写一写，用以同其他人员起草的文稿相比较，看人家好在哪里，自己差在何处，以便有针对性地学习和提高。

三要参与集体修改。集体讨论修改既有助于提高发现问题的能力，又有助于提高解决问题的能力;既有助于丰富知识，又有助于活跃思维。千万不要轻易放过。

八、勤于总结

无论在语言和素材的运用上，还是在整体结构和格式上，公文都有自己显著的特点和规律，同时，不同体裁的公文还有各自不同的特点和规律，讲话与条例、通知与总结、决议与大事记、批复与调查报告，差别很大。

只有掌握了这些规律，写起公文来才能得心应手，至少可以做到写什么像什么。

而要真正掌握这些规律，就要勤于实践，勤于总结。

每写一篇文章要总结，每看一篇文章也要总结，还要经常把一些相同体裁的文章收集起来进行集中研究和总结。

只有不断研究，不断总结，日积月累，孜孜以求，才能逐步把感性认识上升到理性认识，透过现象看到本质。

公文写作水平的提高非一朝一夕之功，不能一蹴而就，也不能蹩脚郎中治病——头痛医头、脚痛医脚，就写而写、为练而练。古语有云："博观而约取，厚积而薄发"，只有不断积累、兼收并蓄，多方面汲取养分，辅

之以不断的练习和强化，下一番水滴石穿、绳锯木断的功夫，方能渐入佳境。下面，就从"理、看、学、练、读、改"六个方面入手谈谈有关公文写作水平提高的技巧，笔杆子们快来 get 吧!

掌握发展脉络要多"理"

劈柴不照纹，累死劈柴人。我们进行公文写作的"纹"，就是所在部门的发展脉络，即所处发展阶段、发展态势、优势特点、存在短板等情况。可以通过查阅上级来文、下级呈文、本部门成文、信息简报、发展规划以及历年工作部署、总结等文件资料来熟悉和掌握。对发展脉络有了宏观性、格局性的把握，起草公文才能更具指导性和针对性。

强化语感培养要多"看"

多浏览党报党刊、上级讲话、条例办法，认真研究领导在各种场合的发言，领会公文的写作要求、写作要领，参悟行文习惯、行文特点，并不断深化理解、咀嚼揣摩。这样起草公文时才能"卖什么吆喝什么""到哪山唱哪歌"，既不讲外行话，又符合行文习惯。

加强逻辑认知要多"学"

逻辑是思维的体操，学习一些基本的逻辑常识，掌握一些概念关系、性质命题、推理方法等方面的逻辑知识，了解一些常见的逻辑错误、逻辑理念、逻辑方法，不但可以防止写文章过程中出现主次不分、条理不清、概念混乱、逻辑跳跃等多种问题，还可以让思维更加全面、深刻和理性，对矛盾问题的处理更加科学合理，起草公文也会更加得心应手。

提高语法水平要多"练"

词汇是语言的材料，语法是使词汇材料有机组合的规则。学习巩固基本

的语法知识，掌握主、谓、宾等成分的概念、位置、作用，学会分析句子成分并经常加以练习。在起草公文时就会比较敏感，对语句不通顺、存在语法问题的病句就能直指要害并加以纠正。

积累文学素养要多"读"

多阅读古今中外的经典著作，揣摩名家感知世界、描述事物、评论说理的功夫和本领，对于一些脍炙人口的经典段落，可以进行摘抄，加深体会。日积月累，才会使文字的使用更精准、更到位。

不断推敲研究要多"改"

一篇相同命题的公文，要看"高手"和前辈们是如何切题、阐述、论证的，再对照自己的文章，看看问题在哪、差距在哪。自己写成的公文要及时"热处理"，多读几遍，看看行文方式、逻辑关系、遣词造句有无问题。如有条件还可以进行"冷处理"，搁置一段时间再拿出来，以旁观者角度查找不足。对于上级修改过的文稿要认真保存、经常翻阅，学习写作思路、写作方法，对自己文稿中出现过的问题要避免再犯，对不理解的问题应及时查阅和请教。

各类文体公文写作技巧指导

通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力

求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。

四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。

六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如"人事任免通知"，"财务管理规定"等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。

八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上"××××××(机关)文件"，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。

九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如："国发[1997]5号"，代表的是国务院一九九七年第五号发文。"国发"是国务院的代字，

"[1997]"是年号，(年号要使用方括号"[]")，"5 号"是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为"签发人：×××"。

十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明"绝密"、"机密"、"秘密"等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为"急件"、"紧急"、"特急"几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如："(此件发至县团级)"。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组

成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写"附件如文"或者只写"附件×件"。

十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用 16开，在左侧装订。

公文的行文关系

行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：

一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。

三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文;凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

各类公文的写作要求

决定的写作要求

决定是行政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型。

一、标题要完整、规范

决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确概括出来。下面几个标题写得不规范：如《关于召开中共××省全体会议的决定》，“中共××省”应是“中国共产党××省委”或“中国共产党××省委员会”。又如，《关于召开中共××省第×次党代会的决定》。乍看没问题，其实是不规范的，“中共”即“中国共产党”的简称，后面又来个“党代会”就重复了，规范的应是《关于召开中国共产党××省第×次代表大会的决定》或《关于召开中共××省第×次代表大会的决定》。作为党的代表大会，一般不用简称，要全称，以示庄重，党的委员会全体会议名称则常用简称。又如《××省人民政府关于教育工作的决定》，这个标题事由写得不够明确，太简单，表意不清，应该写成《××省人民政府关于加强教育工作的决定》。

二、时间标注要准确

决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。

三、原由要准确、合理

决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚，简明扼要，有理有据，令人信服。泛泛而谈，根据不足，说理不清的原由没有说服力，不可取。

四、事项要明确、清楚

一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。

（2）各类公文的写作要求（决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）

通告的写作要求

通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。

一、标题通告的标题一般有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种，如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒卖进出口物件的通告》。二是省略了事由，只写明发文机关和文种，如《中华人民共和国财政部通告》。三是省略了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布比较重要事项的通告，标题都应用前两种；事项比较具体，不那么重要的，一般可用第三种。总之，用哪种标题，要根据内容来定。

二、正文

通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。

原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。

事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条地写。

结尾，也叫结语，一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。

通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款，如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。

三、写作通告要注意以下问题

（一）不要把“通告”写成“通知”。

“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围等都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用，以为让人们知晓的事项都可用通告行文，结果把一些该用通知的用了通告，该用通告的用了通知。

（二）发文目的要明确。

发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没写明目的，或表达不清，有的通告甚至不写原由部分，这是不规范的。

（三）通告事项要符合政策规定。

（四）通告语言要通俗简洁。

通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。

通知的写作要求

通知是最常用的一种公文，使用频率很高，运用范围广泛。

一、标题

通知的标题有完全式和省略式两种，完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：

（一）省略发文单位如果标题太长，可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》，这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的，一般不能省略，如《中共××省委、××省人民政府批转的通知》。

（二）省略文种

公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知，有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可省略文种，省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长（经理）实行任期制度的通知》。碰到这种情况，如果不省略文种，就会出现“„„的通知的通知”的现象，标题就显得很长，读起来也拗口。有时，也会因层层转发而出现长标题的情况，如：《××县人民政府关于转发。这个标题四个层次，用了三个“关于转发”，三个“的通知”，不顺口。对这个长标题，应改为《××县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》。

（三）省略发文机关和事由

如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种，即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知，等等。

二、正文

通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。

（一）转发性通知的写法

可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。

（二）事项性通知的写法

正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知，目的是什么。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作或需要周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。

写事项性通知，要开门见山，不要转弯抹角。在叙述通知时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知的语言主要是以叙述为主，对下级单位提出要求。

（三）会议通知及任免通知的写法

这两种通知的内容没有转发性通知、事项性通知那么复杂，比较单一，篇幅简短，知照性强。会议通知的内容一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到的时间、地方、需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把以上内容写清楚就可以。任免通知的写作比会议通知更为简单，一般有固定格式，按任免决定写上即可。

通报的写作要求

一、标题

通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。例如，《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略发文单位。而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。

通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。这两种格式都是正确的。

二、正文

不同类型的通报，其正文写法有所不同。下面分别介绍表扬性通报、批评性通报和情况通报的正文写法。

（一）表扬性通报

表扬性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，作出表彰决定，提出希望等。表扬性通报的正文，大致包括三个部分：

叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。要根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必要叙述全过程，只要概括介绍就可以了。通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。

表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。

希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾部分一般有希望和号召的内容。

（二）批评性通报

批评性通报将典型的不良行为、倾向，或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报大致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

错误事实。批评性通报要实事求是地反映事实真相，不能夸大或缩小，因为这是批评的依据，必须真实。

根源和教训。对错误进行分析，指出错误的原因，点明危害。这部分要写得准确、中肯，实事求是，不能含含糊糊，模棱两可，或者故意夸大，无限上纲。

处理决定。在摆明事实，分析原因的基础上，恰如其分地提出处理决定，有理有据，令人信服。

希望和要求。这部分是通过对错误的处理，要求当事者如何对待错误，希望大家吸取教训，引以为戒。

（三）情况通报

情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动的情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。比如大家普遍关心的问题，或重大的事件和活动，对各单位都有一定的指导和参考意义。 1．注意时效性

发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。 2．注意指导性

不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。要有普遍的指导意义，就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征，能揭示时代的本质，体现时代的精神。反面的典型，应有一定的代表性，有鉴戒的作用。 3．注意真实性

通报中所涉及的事例，必须是客观存在的，经过反复调查，真实可靠的，绝不允许捏造和虚构。另外，事例的反映要准确，不能夸大或缩小，要实事求是。通报有时要在结尾部分提出希望和号召，也必须切合实际，不脱离现实，要有一定的针对性，使读者接受号召，受到启示。

报告的写作要求

报告是机关单位向上级机关陈述事项的上行文。是最常见、使用最多的公文之一。

一、标题

报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。另外，报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而长，内容不集中，中心不突出。例如某单位给上级的一份报告《关于××××共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告》，把“共建文明单位”和“爱国卫生运动”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如一份报告的标题《××××人民政府关于认真贯彻落实××××政发（××）××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、罗嗦，不够明确。这个标题可改为《××××人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。

二、原由

原由是开头部分，又叫导语。报告的原由是事项的依据，一般写得比较概括，但要把有关情况写清楚，说明报告的原因。

导语提出观点，说明情况，摆明依据，为下文叙述报告事项设立前提,增强报告的说服力和逻辑力量。

三、报告的事项

报告的事项是正文的主体，也是报告的核心，是向上级机关报告的具体内容。在写作时，要抓住主要内容，突出重点，有层次有条理地展开，用最准确、最简洁的语言，把报告的事项写出来。重要的详写，次要的略写，有点有面，点面结合，这样才能增加报告的说服力。

四、报告的结尾

一般报告结尾都有提出要求的习惯用语，根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有：“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地各单位执行”，“专此报告”，“请审阅”，“请批示”，等等。

报告属陈述性文件，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。汇报工作，反映情况，不能夹带请示事项。有时需要上级机关解决一些问题，便应该另外用“请示”行文，这样，才能做到一文一事，专文专用，不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。

请示的写作要求

请示是一种上行文，早期的请示和报告是混用的，因此，现在还有人错误使用“请示报告”。

一、请示的结构与写法

请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。

（一）标题

请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略。

（二）正文

请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。

1．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。

2．事项。指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性、可操作性。因此，事项要写得具体、明白。

3．结尾。请示的结尾一般有如下写法：“以上，请批复”，“以上当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等，这些虽然是简单的一句话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

二、请示的写作原则

（一）一文一事

一份请示只能写一件事，一些单位向上级机关请示，经常把好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一个也不解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多了，涉及的政策也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不可能。

（二）不多头请示

一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同时主送两个以上机关，更不能分头送给多个领导。如有需要，有关的单位可用抄送的形式。这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。一些单位以为多头分送保险，搞“广种薄收”，结果常常是谁都有关系，但谁都不管，失时误事。

（三）不越级请示

请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。

（四）不得抄送下级机关

请示是上行公文，行文时，不得同时发下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项。

批复的写作要求

批复一般篇幅不长，针对来文作出明确的答复，或同意，或不同意，或部分同意。

一、标题

批复的标题一般要求写明事由和文种，格式是“关于××××的批复”；也有些重要的批复，标题要写明批复单位，格式是：“×××关于××××的批复”，标题的事由要把请示事项概括出来。

二、正文

批复的正文包括批复原由和批复事项两部分。主体部分是批复事项。

批复的原由。即指批复的原因和根据，一般在正文开头用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况。例如：××省侨联向省委报送了《关于召开××省第六次归侨、侨眷代表大会的请示》，省委批复的原由这样写：“×侨联党字〔1993〕3号文收悉”，没有引述请示标题。

批复的事项。即指批复的具体内容。批复事项必须紧扣请示事项，逐条批复。批复事项的内容包括：批复态度和批复意见。要求写得态度鲜明，意见具体，或完全同意，或部分同意，或不同意，有的批复还提出具体处理意见。总之批复不能含糊不清。

三、写作要求

一是全面掌握请示的内容。批复是针对请示来写的，要求写作人员认真研究请示的事项，是否符合近期的工作需要，以及党的方针政策，国家的法律法令等；还要研究请示事项的可行性，是否符合客观实际。

二是态度鲜明，批复清楚。批复的内容要简单明了。对请示的事项哪些同意，哪些不同意，有什么具体要求，都要在批复中讲清楚，不能含糊不清，也不能避而不答；如果是不同意的，要简单地讲清道理。

三是语言精练准确，篇幅短小。批复的语言要精练准确，简明扼要，语气坚决、肯定，使请示单位一看就明白。批复一般表明态度，提出具体要求，不需长篇叙述和说理，篇幅不宜过长。

意见的写作要求

意见作为国家行政机关的公文，是国务院2000年8月发布《国家行政机关公文处理办法》时正式设立的。

一、作为上行文意见的结构和写法

（一）标题。上行文意见，其标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般可以省略发文机关。例如，《关于切实解决市县财政拖欠工资问题的意见》，是省财政厅上报省人民政府的上行意见，标题省略了发文机关“××省财政厅”。

（二）主送机关。上行文意见一般有主送机关，俗称抬头，表明意见要上报给哪个机关。如果意见没有标明主送机关，一般要在意见前面加上报告或报送上级机关。下行文意见因为一般用通知批转或印发，所以意见的主送单位和落款可有可无。

（三）正文。正文一般包括原由、具体意见和结尾三部分。原由是开头部分，又叫导语，一般是概括地写明针对什么问题、根据什么精神、实现什么目的等。具体意见是正文的核心内容，要对重要问题提出建议、主张、处理办法等。上行文意见的结尾经常使用“以上意见，请审阅”、“以上意见如无不妥，请批转××××执行”等习惯用语。

（四）日期和落款。上行文意见如果独立行文，成文日期标在正文之后，一般有抬头、有落款，落款可用印章代替。如果与报告搭配使用，以报告为载体上报意见，则意见部分可以省略抬头、落款和成文日期。

独立行文的上行意见，如果上级机关同意批转，可以与通知搭配使用，行文下发，意见部分保留抬头、落款和日期，也可以没有抬头、落款和成文日期。

二、作为下行文意见的结构和写法

（一）标题。独立行文的下行意见，标题由发文机关、事由和文种三部分组成。与通知搭配行文的下行意见，意见的标题可省略发文机关。

（二）正文。下行意见的正文一般包括原由、具体意见两个部分。原由的写法与上行意见大致相同。具体意见是全文的主体内容，针对重要问题提出解决办法和具体要求。结尾部分一般使用“按照执行”或“参照执行”。有的虽无明确要求，但对下级机关有指导和参照的作用。

（三）与通知搭配行文的下行意见，抬头、落款和成文日期在通知中体现。意见部分则不再有抬头、落款和日期。

三、作为平行文意见的结构和写法

平行文意见的标题、抬头、落款的写法与上行文相似，标题有时可省略发文机关，一般都有抬头和落款。结尾部分一般使用“以上意见，供参考”等用语。

函的写作要求

函是不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函和请示都有“请求批准”的用途，函和请示的区别在于，函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。

一、标题

函的标题有多种写法，一种是发文机关、事由、回复函对象、文种，如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》，这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种，省略发文机关，如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》，前例为发函标题，后例为复函标题。还有一种是省略事由的，如《××省高级人民法院函》，这种情形不多见。

二、正文

函的正文包括原由、事项、结语三部分。

原由，指发出本函的原因，一般简明扼要，一二句话说明即可。例如复函的原由一般写：“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”，等等。

事项，指函的主体内容，根据需要把内容写出来，或商洽，或请求批准，或询问，或答复，等等，不管写哪种函，事项必须清楚、具体、明确、扼要。

三、结语

结语，指函的结尾，一般使用公文术语，如：“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。

会议纪要的写作要求

会议纪要记载和传达会议主要精神与议定事项，对工作起指导和依据作用。

在结构格式上与其他公文不同的是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间写在标题下方。

一、标题

会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：《×长办公会议纪要》、《××××工作会议纪要》。

二、正文