公司会议团体接待程序
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会议团体接待程序
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页 一、目的：
为更好地拓展客源，巩固酒店的稳定客户群体，特制定本会议团体接待程序， 以作为酒店日常会议团体接待的依据。
二、范围：
凡任何客户委托在酒店内召开之会议，均依此程序执行。
三、权责：
3．1 接受会议预订及报价：销售代表
3．2 商定价格及订立会议合同：销售代表
3．3 会议价格及合同审核：销售部经理
3．4 会议合同条款实施通知：会议接待员
3．5 会议具体实施部门：酒店各有关部门
3．6 会议后信息反馈评估部门：销售部
四、定义：无
五、作业流程图（如附件一）
六、作业内容 6．1 酒店内所有会议团体接待均由销售部负责接受预订、接待，各部门若接受各
类会议信息，应及时告知销售部。
6．2 销售部制定各类房价、场租费等相应权限，并派销售代表进行各类会议信息
收集，同时与各目标客户进行联系，了解其需求。
6．3 销售代表根据其会议类型、规模、价格等要求迅速进行可行性评估，与各相
关部门进行简单探讨，确认该会议是否予以接待，可行后即在所给予相应权
限范围内报价，超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议
可报总经理审核，若审核不通过，则应重新拟价。
6．4 销售代表在确定各种价格、要求后，交与客户确认。
6．5 销售代表根据客户已接受的报价内容及进一步协商结果，与会务方订立会议
合同书（附件二）。
6．7 会议合同书中应注明会议名称、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、
娱乐等各项要求，要求较为复杂的，在备注上加以注明。
6．8 销售代表拟好会议合同后，须经销售部经理审核，当销售部经理不核准时，
应修改其内容，重新拟定合同 6．9 当销售部经理核准后，销售人员方可将合同送交客户。
6．10 当客户不接受合约中的所有条款时，销售人员应与客户进一步协商，重新拟
定新的合约，依上述办法办理。
6．11 当客户接受合约中的条款时，双方签署合约，一式两份，双方各保存一份，
合约签署后，销售代表应对合约的执行情况进行追踪，以确保合约的顺利执行。
6．12 销售代表将会议要求、价格等事宜制作会议接待通知单（附件三）， 由销售
部经理核准签字。
6．13 销售部确立一会议团队接待员，负责会议期间一切事宜，并由其将会议接待
通知单发至会议各相关部门，并由各部门经理签字收取，在必要时回复意见。
6．14 销售部会议接待通知单须向各相关部门通知事宜（附件四）。
6．15 会议实施前若有变动事项，会议团队接待单上加盖“变更章”，由销售部经
理审核后通知各相关部门，并在会议召开前 10 小时准备就绪。
6．16 会议实施过程中若有变动，应与会务方确定双方责任，若属会务方责任，应
秉着为客人着想的原则，尽力为其提供方便，若酒店方责任，则承担一切后果。
6．17 若遇预订会议取消，会议团队接待单上加盖“取消章”，由销售部经理审核
后通知各相关部门。
6．18 若因会务方之故，会议变动或会议取消而产生相应之费用，由会议接洽之销
售代表与会务方联系酌情给予赔偿。
6．19 销售部负责接待会议期间会议客人之投诉，并汇同各被投诉相关部门及时将
各处理意见回复客人。
6．20 销售部会议团队接待员负责在会议结束同时，评估会议运作情况，必要时请
会务方填写建议、意见，同时将会议资料收集归类，交销售部文员存档，以作
为相应作业对象选择参考之依据。
七、相关文件、资料 7．1 销售部销售手册 7．2 销售部关于协调会议团体、旅游团队的接待事宜之会议文件 7．3 销售部销售主管级、销售代表级房价操作权限
八、表单
8．1 会议合同书
（附件二）
8．2 会议团队接待单（附件三）
8．3 团队确认单
（附件四）
8．4 客户信息反馈表（附件五）
8．6 客户资料一览表（附件六）
一、会议接待草案制定
１、与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。
２、详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。
二、活动前期准备清单
会议确定后逐一落实各项准备工作。
接待程序表：制定会议接待程序，落实各项细节。
酒店方面
第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。
１）房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房–各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员–用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中vip嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。房间布置–客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果(需每天更换)，房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。vip客人将有专人引领至房间。
２）酒店餐厅：根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
３）酒店布置：客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。
４）行程用车：按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。
５）导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。
６）工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。
旅游安排
１）根据时间，编排合理、舒适的游览日程表；
２）按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适；
３）每台车都将有明显的标志—号码；
４）每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍；
５）各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车，事先讲明游览路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，并在每次更换游览地点前统计人数；
６）vip客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆；
７）可以按照需要为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册；
周前检查
在团队出发前一周，必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报，并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查，落实各接待方的准备情况现场实施及活动总结
１）现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，严格实施并执行；
２）如有任何突发意外事件，总监将立即向组织汇报，并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报；
３）活动期间分发我社接待意见表；
４）活动结束后统计意见结果，向组织者汇报；
５）根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。
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