如何正确发送职场邮件（全文）

时间：2023-04-14　来源：博通范文网本文已影响人

下面是小编为大家整理的如何正确发送职场邮件（全文）,供大家参考。

如何正确发送职场邮件（全文）

如何正确的发送职场邮件

　　一.认真撰写邮件

　　向他人发送的电子邮件，一定要精心构思、认真撰写，若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己。

　　1.主题要明确

　　一个电子邮件大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。

　　2.语言要流畅

　　电子邮件要语言流畅以便于阅读，尽量别写生僻字、异体字，引用数据资料时最好标明出处，以便收件人核对。

　　3.内容要简洁

　　信息爆炸时代时间最为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，越短越好。

　　二.避免邮件滥用

　　在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的，切勿滥发一些广告宣传邮件，以免浪费他（她）人时间，在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他（她）节省时间。工作邮件种类分为确认邮件、需求邮件、反馈邮件、通知邮件4种。

　　1.留存证据的确认邮件

　　只在口头上交流和确认的事情，不易保存，在口头确认以后，再用邮件发送给指定的人确认，会更加有保障。也可为自己留存重要证据。

　　2.明确细节的需求邮件

　　在工作中，我们难免会和其他同事或部门进行沟通和协调，因此常常会使用到邮件。这种情况下就要清楚的表达出自己的需求，要尽可能的明确、详细，让别人收到邮件后能够清楚的看懂你的诉求。

　　3.有回复的反馈邮件

　　在收到别人发来的邮件时，要及时向对方回复，表面自己已收到。

　　4.明目的的通知邮件

　　通知邮件，就要把通知的事项说清楚。具体到时间、地点、事件等。

　　三.注意邮件内容措词

　　现在法律规定，电子邮件亦可作为法律证据，所以发电子邮件时要小心，切勿在邮件中发一些对公司不利的内容，千万不要写错报价等。另外，邮件不要太公式化，你可以在上面加上logo等。

　　四.明确编辑邮件的步骤

　　发第一封时你可以先选择目标内容最常用的格式，然后在上面写上这样给人感觉你很细心，也很体贴，而且能让人意识到这个文件的重要性。明确正确编辑邮件的步骤和邮件的结构。工作邮件的结构包括：发送地址、标题、抬头、正文、附件、恭祝语及落款。

　　1.发送地址：收件人、抄送人

　　①收件人。收件人指的是需要处理该邮件的人。

　　②抄送人。放在抄送人里，只是让对方知道这件事，可以不回复。比如在请假时，将请假邮件发送给主管的同时就得抄送给总监。

　　2.标题

　　标题应避免使用口语化的文字。

　　3.抬头

　　抬头也就是称呼，这里可按公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。

　　4.正文

　　正文，先说主题思想，再详细阐述细节。多使用通俗的语言和短句子，做到简明扼要。

　　建议使用宋体小四，颜色用黑色，关键词可用红色。

　　5.附件

　　附件少的时候最好不要打包，减少步骤。如果必须要打包的话，一定要在邮件正文说明。

　　压缩包中包含内容，方便收到邮件的人查看。

　　6.恭祝语及落款

　　按单位的要求编辑即可。