文件化信息控制程序

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QEHS ／ COP13

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文件化信息控制程序

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C/0

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1 1 、目

的

规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。

2 2 、范

围

适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。

3 3 、权

责

3.1 总经理：负责批准《管理手册》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过 5000 元及以上）等。

3.2 管理者代表：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。

3.3 （品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。

3.4 各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。

4 4 、定义

4.1 文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。

4.2 手 册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。

4.3 程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。

4.4 支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。

4.5 记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。

4.6 外来文件：通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。

4.7 受控文件：本公司编制或转化，统一分发和回收的，盖有本公司“受控文件”章的文件或记录。

4.8 保密文件：涉及本公司机密，未经总经理授权，一律不得复印和借阅的产品配方、工艺技术、财务以及重大合同等。

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5 5 、流程图

5.1 新文件编制

申请取号

评审（会签）

定稿签批

分发

回收

作废或销毁

文件修订

5.2 新记录编制

填写

收集

审核

统计

整理

报废

记录更新 6 6 、文件管理控制程序

6.1 文件的分类与编号 6.1.1 本公司质量安全体系文件从内容上分为四级：一级为管理手册；二级为程 序文件；三级为支持性类等；四级为记录、图纸等，其他类为外来文件。

6.1.2 部门编号（分发号）：总经理—000、管代（体系）—002、管理部—003、营销部— 004、财务部—005、生产部—6006、质安环部—007、研发部—008、采购组—009 6.1.3 文件编号

6.1.3.1 管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程序文件进行编号。

6.1.3.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号(文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》及《技术文件编号规则》)。

6.1.3.3 取号时，应填写“文件取号登记表’’记录文件名及文件号。

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6.2 文件的制定、审查、批准及分发层次 文件名称 制定/收集 审

查 批

准 分发单位 管理手册 体系制定 管代（组长）

总经理 各部门 程序文件 管代（组长）

各部门 三级文件 操作负责人 制定 部门负责人 管代（组长）

需求部门及岗位 记录表格 体系编号存档 外来文件 体系收集 管代（组长）

体系存档分发 备

注 所有文件化信息必须由体系文控统一编号、分发和回收 6.3 文件的制定格式 6.3.1 体系文件格式：文件封面、表头（详见本文件表头，包括公司名称、文件名称、编号、版本号、修订号、制定人（部门）、审查人、批准人、生效日期等）、目的、范围、权责、定义、流程图、工作程序、注意事项、相关文件化信息、附录等， 其中个别可依据实际情况设定。

6.3.2 体系记录格式及：公司名称、记录名称、日期、产品名称、规格、批号、数量、填写内容（时间、温度、数量、过程异常等）、判定、签名、审核、记录编号等。

6.4 文件制定或换版 6.4.1 新编制体系文件由责任部门或制定人编制草案（可电子档），经相关权责人审查或统一评审会签，出正式文件，报批准人签批后，管代（组长）同意交文控人员复印、盖章、分发和回收旧版。

6.4.2 文件制定的格式依 6.3 进行作业。

6.5 文件的修订 责任部门或修订人标准更新或整改要求等，填写《文件变更申请表》，说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准,将《文件变更申请表》交至文控人员，将原文件作文件修订并于修订记录中作登记，同时分发。

5.6 外来文件收集 外来文件由相关部门收集，确认后，统一交管理者代表进行审查， 交文控登记、分发需求部门；每年定期向政府部门索取或正规网站查找下载最新版本的法律法规和标准，并及时更新替换。

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协商和沟通控制程序

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6.7 文件的分发与销毁 6.7.1 受控文件的分发统一由文控进行，分发时需加盖“受控文件”章，并要求接收 方在《文件分发及回收表》上签名确认。

6.7.2 文控统一回收变更后的文件，在文件上盖“作废文件”章以做识别，除原稿保 留作参考外，其它定期（2 年一次），报管代（组长）批准作销毁处理，（如作 废文件用于再生纸，每一页须盖上“作废文件”章或写上“作废”字样或者打 叉，只限内部文控使用）。

6.7.3 依据文件编制或修订部门，参照该文件权责，给予分发，文控保存分发记录。

6.7.4 文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。

6.8 文件的版本、修订号、变更、编号与作废 6.8.1 新文件的制定由各部门提出申请，管代（组长）同意后，交相关部门评审，报 管代（组长）或总经理批准后，最后交文控分发。

6.8.2 如因流程改变或整改要求，需变更文件及编号。

6.8.2.1 轻微变更：文件个别语句的修改，不影响文件结构、流程和内容，只在原文 相应更改处变动，签名确认，并注明更改日期。

6.8.2.2 小变更：文件的局部修订，不涉及标准更新或职能更改，文件修改号升级， 如“A/0”变更为“A/1”、A/2„„, 按新文件制定要求进行。

6.8.2.3 大变更：参照标准换版或公司组织结构大的调整，需更改文件版本号如“A/0” 版本变更成“B/0”、C/0„„版本，依次类推，按新文件要求进行。

6.8.3.4 文件在变更时，由提出奴们或人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更 内容后，交管代（组长）批准后，将《文件变更申请表》及初稿交至文控，文 控按新文件的要求进行评审、签批、分发并回收旧版，保存《文件分发及回收 表》。

6.9 文件的调阅与补发 6.9.1 文件破损或遗失，须填写《文件申领表》说明申领原因，并由管代（组长）

批准后，携带破损文件到文控处办理申领手续用，文控将损坏的文件作废销毁， 并在《文件申领表》中注明。

6.9.2 因业务需要需借用文件，须经管代（组长）同意后才可借用，文控保存《文件 借用登记表》，保密文件一律不得借阅。

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⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。

4．2．1．2

内部信息

①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、职业健康安全不符合信息。

③紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。

④其他内部信息(如员工的建议等)。

信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.2.1 外部信息的交流

①质安环部(QEHS)、办公室、营销部负责对环保局、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到质安环部(QEHS)，由质安环部(QEHS)传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

②政策法规、标准类的资料信息由开发部、质安环部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件化信息控制程序》、《法律法规和其他要求控制程序》。

③生产部负责与工程合同方、采购组负责与供应商、营销部负责与运输公司、质安环部(QEHS)负责与社区居民等相关方进行沟通。对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，相关部门应及时将信息传达到质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。

a)如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门。

b)如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发有关部门。

质安环部(QEHS)组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。

当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。

④市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由营销部负责。对客户反映比较严重的问题，营销部应及时转达给质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。参照《顾营销部务控制程序》执行。

⑤各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈到质安环部(QEHS)等有关部门。

4.2.2.2 内部信息的交流 ①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。

②异常的不符合信息，由发现者填写“信息联络单”交由责任部门处理。如问题严重，则应将“信息联络单”送质安环部(QEHS)、上级主管一份。质安环部(QEHS)应据此适时向有关责任部门发出“纠正和预防措施要求单”，详见《纠正和预防措施控制程序》。

③火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。

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6.9.3 受控文件用于供应商、外发加工商、客户或认证机构时，经管代（组长）同 意后，由文控办理相关手续，并填写《文件分发及回收表》。

6.10 文件印章的管理 6.10.1 文件印章分为受控文件、作废文件、外来文件、非受控文件，并由文控管理。

6.10.2 印章遗失，重新刻制时应与原印章区别特征，并在涉及范围内通报。

6.11 文控及各部门须编制《文件/记录总览表》，以方便查阅和核对。

7 7 、

记录管理控制程序

7.1 记录表格的控制

各责任部门根据质量安全体系控制要求和如实反映产品生产、质量、卫生和安全状况，便于追溯，编制适合的表格，部门主管审批，提交文控员编号并备案登录。记录在功能方面应该具有针对性，为完成某项具体工作而设计；在使用方面具有独立性，尽量由单个人员或单一岗位使用，避免数人数岗位共用一份记录； 记录尽量是单页，避免使用合订本，不得采用在簿子上划线或划格子的作为记录。

7.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，并按本文件执行。

7.3 文控员负责建立并动态保持反映整个体系的《文件/记录总览表》，将公司所有与质量安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限、使用部门、分发部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。

7.4 文控员负责对记录进行编号。

7.5 记录表格的印制，由各使用部门提出计划，文控员核对，印刷后统一分发。

7.2 记录的控制 7.2.1 记录的填写 7.2.1.1 记录的填写要及时、真实、完整、准确、规范、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项用单杠划去，签字确认，必要时说明理由，各相关栏目负责人签名不允许空白。记录必须现场使用，操作一步记录一步，不得追记、补记或预先记录；操作人员应当亲笔签名，不得使用姓名印章。

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7.2.1.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，由记录者本人在现场进行修改。不得采取涂抹、描粗的方式修改数据，不得根据某种需要而去任意修改数据，影响数据的真实性；应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖印章或签上更改人的姓名，不同日期时，要注明修改日期。

7.2.1.3 各部门的记录填写要求采用蓝色或黑色的圆珠笔、水性笔或钢笔填写，不得使用铅笔或红笔填写。

7.2.1.4 各部门在体系运行过程中产生的记录，应在月末由该过程的直接管理者复核，确认无食品安全方面的问题后，归档保存。

7.2.2 记录的审核 7.2.2.1 记录正常情况下于生产或质量活动结束的次一个工作日审核完毕，发现异常及时

纠正； 7.2.2.2 记录审核的签名必须手签，不得使用姓名印章； 7.2.2.3 记录审核人员的资格须经确认。

7.2.3 记录的保存及防护 7.2.3.1 各部门负责资料收集的人员，必须把所有记录分类整理，妥善保存，所有的记录应保持清洁，字迹清楚。各部门按规定的期限保存，所有质量记录至少保存 2 年（产品的保质期后 1 年）。对保存期超过一年的记录可进行封存。

7.2.3.2 记录应防止损坏和丢失，在保存期内损坏的记录，应按原样予以修补。

7.2.4 记录的调阅 7.2.4.1 记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。

7.2.4.2 外单位调阅记录应获得管代（组长）的批准，机密和绝密文件、资料内部借阅必须经总经理批准。一律不得外借。

7.2.5 记录的检索 由相关部门按产品、记录编号、时间范围实施检索，并定期由与该过程有关的直接管理者复核。

7.2.6 记录的销毁 各记录部门将超过保存期限的记录，做好登记，报管代（组长）的批准，由文控员监督销毁过程，并做好记录。

7.3 外来记录的控制，由相关部门保存，期限确定后上报体系文控，可自行销毁。

8 8 、注意事项：

岂止一个佩服可言。

1． 目的

对本公司质量、环境、环境、职业健康安全管理体系所要求的外部、内部信息沟通予以控制，以确保各类信息正确、方便、及时、高效地传递，充分和有效的与相关方沟通，以满足质量、环境、职业健康安全管理体系运行的需要及顾客的需要。

2． 适用范围

本程序适用于公司内部和与公司外部相关方的信息沟通。

4． 职责

4.1 市场部负责建立信息网络，向营销总经理、事业部及时正确反馈收集到的产品信息和市场动向。

4.2 事业部商务人员负责合同开始执行前与顾客和其他外部单位的信息沟通。

4.3 项目经理负责合同开始执行至产品交付后与顾客和其他外部单位的信息沟通。

4.5法律事务部负责与法律部门和其他外部单位的信息沟通。

4.6 证券办负责与上级相关部门的沟通和准备对股民披露的信息。

4.7 各相关部门在信息沟通中，按各自的职责范围落实信息的传递、分析、处理和反馈。

5． 工作程序

5.1外部信息，但“不限于”

a）国家政策、法律、法规和标准类信息，如国家法律、质量标准、产品标准、环境标准等； b）钢结构产品市场信息；

c）顾客问询、招标书、合同或订单及其更改信息；

d）相关方反馈意见，特别是相关方的抱怨；

e）顾客满意程度调查表；

f）外部审核报告。

5.2内部信息，但“不限于”

a）质量、环境、职业健康安全目标实施情况、内审报告、管理评审报告、质量、环境、职业健

康安全管理体系的运行记录。

b）会议纪要、口头指示、谈话、书面传真、告示、杭萧杂志、意见箱、接待来访、网络版员工

意见与建议等。

5.3外部沟通

5.3.1市场部、事业部通过促销等形式正确收集、反馈产品市场动向、发展趋势为公司进行市场规

划、市场开发提供可靠依据；在合同签订后还应对重要的顾客进行信息跟踪。市场部负责发出和及时收回“顾客满意程度调查表”，及时向质管部、事业部等有关部门传递与催办、检查、处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。

5.3.2 事业部负责与顾客对产品标书、合同、订单的落实处理进行沟通。

5.3.3 事业部负责合同开始执行后有关的外部沟通，在出现不符合合同规定或任何方提出合同更改

时，负责按《与顾客有关的过程控制程序》规定，与外部相关单位进行联系处理；在竣工验收

时协助市场部做好顾客满意度调查，及时处理顾客意见和投诉，确保顾客满意。

5.3.4 采购部、执行部按《采购控制程序》规定，对原材料、外协相关方进行信息沟通。

5.3.5 事业部、采购部和其他各部门必须识别相关方提供的产品和服务中的环境因素和风险，并把

运行控制的要求通知相关方；在公司或施工现场从事涉及重大环境因素的相关方的工作人员应按《人力资源控制程序》实施培训。

5.3.6 证券办、总经办主动进行与政府、新闻等单位的信息沟通。

5.3.7 总经办是环境、职业健康安全信息与政府和周遍单位交流沟通的归口部门：

5.3.7.1 按政府部门和法规要求负责整理、递交、保存申报资料；

5.3.7.2 接受政府部门和周遍单位的通知、要求、投诉等，及时在内部传递和处理，并根据要求回

复，对于涉及重大环境因素的沟通过程和结果应予以记录，保持“对外重大环境信息沟通登记表”。

5.4内部沟通

5.4.1 会议沟通，是指召开部门、工段、班组的执行性、专题性的工作会议。用以下达任务、贯彻

决议、落实工作计划、通报信息、统一认识、协调行动、作出决策和部署贯彻等，使上情及时下达，下情准确上报，确保质量、环境、健康安全管理体系活动的顺利展开。

5.4.1.1 会前，会议主办部门应确定会议目的和预期要达到的效果：

a）首先应拟定会议方案，包括会议主题、开会日期、时间、地点、与会人员、发言安排、文

件准备和会务分工等。

b）其次，要安排具体的议题，包括有关领导提出的议题、反映下级要求的议题和应提交会议

研究的议题，一次会议主要议题不宜过多，重大议题应一会一题。

c）最后，拟发会议通知。重要会议，发书面通知；一般会议，直接电话或口头通知。通知发

出后，应对被通知人是否收到、能否如期参加会议进行查询落实。

5.4.1.2 会上，会议主持人要掌握会议的进展：

a）重要的工作会议，主办部门应做好会议点名（签到）工作；

b）掌握会议进展情况，防止发言脱离会议主题，讨论内容应有决议；

c）指定专人做好会议记录。重大决定，要记录清楚，并请领导过目；一般会议，采用摘记； d）控制会议时间不要过长，保证会议的效率和效果。

5.4.1.3 会后，会议主办部门要落实会议决议：

a）做好需要编写的会议纪要、决定、报告等文字工作，并及时送发有关部门执行；

b）进行会后执行情况的检查催办与信息反馈的收集工作；

c）公司级会议和其他重要会议的纪要和会议文件，应立卷归档。

5.4.2 文件沟通，是指通过上级书面文件的发放和流转，使下级部门及时接到上级的决定和要求，

保证上级决定的有效贯彻，以及部门间工作的协调配合。

5.4.2.1 总经办接受上级文件，并根据总经理及相关主要领导批示，送有关部门阅办，阅办部门负

责人根据文件要求，指定专人承办。

5.4.2.2承办人应仔细阅读文件内容，准确领会批示精神，迅速确定执行的具体措施，并组织力量

落实文件的全部办理要求。承办人将文件办理情况书面告知总经办，总经办应在“文件处理单”上注明办理结果。

5.4.3 信息沟通，是指部、处室、工段和班组管理工作和日常业务工作情况的反映和沟通，它包括

对信息的收集、传递、加工、反馈等过程。

5.4.3.1 总经办是公司内部沟通过程的信息收集中心，负责信息的收集、分类、加工和传递；

5.4.3.2 信息的收集

通过电话、传真、接待来访人员以及公司员工等收集信息，尤其对突发性质量、环境、安全事件等，要及时收集。

5.4.3.3 信息分类为：

a）重大信息：发生严重的突发性事件，如较重大的质量、环境、人身、设备事故；

b）一般信息：没有引起严重后果的信息，如发生单件废品、轻伤事故等；

4.4.3.4 信息的加工和存储

a）对信息中的定量部分进行统计、归纳；

b）对各种有用的信息进行存贮，以便随时调用；

c）对收集到的信息要在数量上加以压缩，在质量上加以提高，在形式上加以编排，并把它

编制成适合于传递的形式。

5.4.3.4 信息的传递

整理过的信息，经公司领导批示后，以电话、传真、文件、通报或会议等方式传递给接收单位和人员，承办部门签署处理结果后，送回总经办。

5.5工程（业务）联系单

5.5.1 工程（业务）联系单是本公司用于与外部沟通及内部沟通的重要文件（格式见本程序附件A）。

5.5.2 工程（业务）联系单的填写

a）工程（业务）联系单编号，由工程项目名称缩写-发出部门名称缩写-该工程项目本部门发

出的联系单序号组成。如综计办对“武汉证券”项目发出的第三份工程（业务）联系单的编号为：“武汉证券-综计-03”；

b）填写联系单事由的同时，应根据联系事项涉及的方面，是否涉及修改设计、或修订进度、

或影响费用，在对应的 口 内标上“√”，影响几个，标上几个。例如，联系事项同时涉及修改设计和影响费用，则在“设计”和“费用”对应的 口 内分别标上“√”；如联系事项对设计、进度和费用均不涉及，则在与“其他”对应的 口 内标上“√”；

c）应写明工程（业务）联系单的回复限期；

d）工程（业务）联系单的联系内容应明确清楚，发出前必须有经办人和主管人签名及签署日

期。

5.5.3 工程（业务）联系单回复意见的跟踪

经办人或主管负责跟踪回复内容，根据联系事项的回复和处理结果，分别在回复验证栏的“完成”、“再发联系单”的 口 内标上“√”，并签名确认；如属其他情况，在“其他”口 内标注时，应同时在旁边简要用文字说明处理情况。

5.5.4 工程（业务）联系单的存档保管和移交

5.5.4.1 工程（业务）联系单的发出单位，负责按工程项目及其联系单的发出序号保管原件；

5.5.4.2 回复文件应与原发出的工程（业务）联系单放在一起保管；

5.5.4.3发出部门应按工程项目编制工程（业务）联系单清单，放在保管联系单的文件册内。清单

应有项目名称、联系单编号、联系事项、经办人、发出时间、回复限期、收到回复日期、回复验证结果、验证人及日期内容；

5.5.4.4 项目经理准备工程竣工验收资料时，应向工程（业务）联系单的发出部门收集工程（业务）

联系单及回复文件的原件。发出部门应向项目经理移交，同时要求项目经理在工程（业务）联系单清单（作为移交依据）上签收。

5.5.4.5项目经理负责将该项目对外发出的所有工程（业务）联系单收集、汇编在项目竣工验收档

案内。

5.6 工作函

工作函是本公司用于与内部沟通的重要文件，具体使用按表格规定，主要用于各部门非工程业务方面的沟通交流。

6． 记录表式

“工程（业务）联系单”

“工作函”

“重大环境信息沟通登记表”

有共鸣。

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