天成集团有限公司公文管理办法

浙江天成工业股份有限公司公文管理办法 第一条

总

则 则 （一）为使公司公文处理工作能够高效、合理地运行，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司情况，特制定本办法。

（二）本办法所指“公文”是指公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文的作用主要体现在规范特定对象、上传下达及信息互通、工作依据及凭证、宣传教育等方面。

（三）本办法所称“公文处理”主要包括主要公文格式稿纸种类规定、常用公文形式规定、常用公文格式规定、行文规则、发文办理、收文办理、公文发送范围规定、公文审核范围和公文归档等 9 个部分内容。

（四）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司机密的安全。

（五）公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对公文处理工作的指导和检查。公司各部门应当指定专人负责公文处理工作。人力资源行政部是公文处理的管理机构，负责管理公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。

第二条

主要公文格式稿纸种类规定 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公司公文格式稿纸有四种：

（一）便函纸 （二）内部请示报告纸 （三）发文稿纸 （四）公文纸（即红头文件）

第三条

常用公文形式规定 公司规定的常用公文形式主要要 10 种，具体如下：

（一）请示：适用于向上级部门请求指示、批准的事项。

（二）报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况或答复上级部门的询问。

（三）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关部门及人员

以及变更或撤销所属各部门不适当的决定事项。

（四）通知：适用于批转公司各部门的公文、转发公司和公司以外不相隶属单位的公文、传达要求有关办理，以及需要有关部门周知或执行的事项等。

（五）通报：适用于表彰先进、批评错误或传达重要精神及情况。

（六）批复：适用于答复下级请示事项。

（七）指示：适用于对下级员工或下级单位布置工作，或阐明工作、活动的指导原则。

（八）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（九）公函或便函：适用于向公司各部门或公司外部不相隶属单位询问及洽商工作或答复有关问题。

第四条

常用公文格式规定 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发日期和附件等部分组成。

（一）发文单位应当写明全称或者规范化简称。若存在多个部门联合行文的情况，应将主办部门排列在前。

（二）涉及国家秘密或公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，保密公文应当在公文上标注“绝密”、“机密”或“秘密”字样。

（三）紧急程度应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急件”。公文中特急件和急件仅用于确属事关重大或时间紧迫的公文，非紧急公文不必标明。

（四）发文字号包括年份、单位代字、序号。若存在多个部门联合行文的情况，只需标明主办部门发文字号。

（五）签发人是指公司总经理或总经理授权的有关负责人。

（六）标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位是行文的对象，也是主要办理公文的部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）正文文字一律从左至右横写横排。

（九）公文如有附件，应当在正文之后及成文时间之前注明附件名称和件数。

（十）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

（十一）公文除《会议纪要》外一律加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章。联合下发的公文，联合发文部门都应加盖印章。

（十二）公文应当标注主题词，上行文按照上级部门的要求标注主题词。

（十三）抄送单位是同公文内容有关，需知道或协作的部门。

第五条

行文规则 （一）行文应当确有必要，注重实效。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。除公司总经理直接交办的事项外。

（三）属于公司各部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。属于公司内两个或两个以上部门职权范围内的事务，应当采取由上述部门联合行文的方式。

（四）公司各部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。如擅自行文，公司总经理应当责令纠正或撤销。

（五）“请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送公司下属分支机构。“报告”不得夹带请示事项。

第六条

发文办理 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟公文注意事项：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

2、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、应当根据行文目的、部门职权和与主送单位的行文关系确定公文文种和选用相应的公文发文稿纸报批。公文正文应为电脑打印。公文题目字体为宋体 3号加粗。正文字体为宋体 4 号字。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、国名、地名、人名、数字、引文准确。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，一般使用阿拉伯数字。引用公文应先写明公文标题，再在其后括号内注明引用公文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6、用词用字准确、规范。公文内使用非规范化简称时，应当其第一次出现时写全称，并在其后括号内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

7、结构层次序数，第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1、”；第四层为“（1）”。

8、应当使用国家法定计量单位。

9、起草公文应当采用公文用语，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

（二）审核公文注意事项：公文草拟好后，无论何种公文形式，首先须由拟稿人部门主管负责初审，并在公文发文稿初核栏内签字注明日期。若公文中涉及其他部门职权范围内的事项，经本部门主管初审后，拟搞人须将该文稿送有关部门主管会审，有关部门主管须在公文发文稿会签栏内填写意见并注明日期。以工会、社团名议发文的，由董事会和分管主管审核。

（三）复核公文注意事项：公文拟稿人须将经初核和会签的公文送人力资源行政部复核。人力资源行政部负责对公文格式、文字、内容进行复核，在公文发文稿复核栏内签字并注明日期。对未经相关部门会签、不符合公文格式要求和有明显错误的文稿，人力资源行政部有权退回拟稿人重新办理。

（四）签发公文注意事项：人力资源行政部完成复核后，由部门指定行政人员呈报总经理审核。总经理审核时，须在公文发文稿签发栏内填写审核意见并签名和注明日期。以公司的名义制发的上行文，由公司总经理签发。以公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或由总经理授权的公司其他负责人签发。

（五）缮印、用印、登记、分发公文注意事项：经公司总经理或由总经理授权公司其他负责人签发的公文，由指定行政人员负责办理编号、登记、缮印、用印和分发。列印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错

页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

（六）其他注意事项：

1、公司各部门行文须按其工作分工和职能使用规定的公文号。公司对外行文用公司文号。

2、凡以公司名义发文的发文稿，拟稿部门存原稿复印件，原稿件及其电子版各一分由人力资源行政部存档。公司内部请示报告，涉及需要财务支付的，原稿交财务部作为做帐凭证，人力资源行政部存档原稿复印件。其它内容原稿一律由人力资源行政部存档，拟稿部门留复印件。

3、需要办理的文件，各承办部门要指定专人及时督促检查办理情况，防止积压延误。公司负责人交办的文件，明确部门负责的应由相关部门经理或指定专人催办，其它情况下由行政人员负责催办。报送上级机关的请示，需要了解审批情况时，由主办职能部门负责联系。向地方有关部门的行文需要了解结果时，由人力资源行政部和相关部门协商催办。

4、公司各部门对于涉及本部门内部或各部门之间，与公司日常经营管理无关事项的公示，若使用“通知”这一公文形式，可不受本条发文办理程序限制。但各部门主管须承担由此造成的后果。

第七条

收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收：当公司收到政府监管机关下发，需由公司办理的或直接向公司交办的公文时，由公司安保室负责签收后转交外务部或总经办人员。

（二）登记：经指定行政人员登记编号后，呈报人力资源行政部审核。

（三）审核：人力资源行政部负责对上述公文进行审核，审核的重点是：是否符合国家法律、法规及其他有关规定、接收人员是否适宜。

（四）拟办：经审核，对符合本办法规定的公文，人力资源行政部应当及时出具拟办意见送总经理或由总经理授权的其他负责人批示，或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合本办法规定的公文，人力资源行政部有权退呈报单位并须在公文上明确说明理由。

（五）批办：公司总经理或由总经理授权的其他负责人负责进行审核，并给予明确批示。

（六）承办：经公司总经理审核完毕，由指定行政人员负责根据批示，转交有关部门人员承办。承办人员收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向本部门主管予以说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回指定行政人员，并说明理由。公文承办过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门经理进行协商。如有分歧，主办部门负责人须负责进行，如仍不能取得一致，可以报请总经理或由总经理授权的其他负责人协调或裁定。凡要求公司办复的文件，各承办人自接到文件之日起，一般应在 5 个工作日内办理完毕；需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。有时间限制的，要在规定的时间内办复。经承办人员完成相应事项后，负责转交指定行政人员立卷归档。

（七）催办：指定行政人员负责催办送总经理或由总经理授权的其他负责人批示或者交有关部门办理的公文，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（八）凡涉及公司员工的属名文件，禁止拆封并需原件照转。注明收件人或收件部门的公函，由相关部门签收并承办。所有挂号信件和特快专递，由公司安保室负责进行专门登记，经办人必须在登记本上进行签收。

第八条

公文发送范围规定 （一）公司各部门（科室）或其他外部单位。

（二）相关指定人员。

（三）专项文件需发送至相关指定人员。

第九条

公司总经理公文审核范围 （一）以公司名义发出的报告、请示、指示、通知、决定、决议、简报、通报、批复、纪要、工作方案、规定、工作总结、公司规章、人事安排报告等。

（二）上报政府机关以及其它上级单位的公文。

（三）涉及政策性强、重大业务活动的对内对外的公文。

（四）其他应报总经理审批的文件等。

第十条

公文归档 （一）公文办完后，应当由指定行政人员负责及时整理（立卷）、归档。员工个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

（二）联合办理的公文，原件由主办部门负责整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（三）公文由指定行政人员负责统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（四）公司、各部门或其他外部单位发布的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经人力资源行政部总监批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位（部门）、日期、份数和印发范围。

（五）公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印件保存部门的印章。公文被撤销，视作自始不产生效力。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）文件的保存期限按国家和公司有关保密工作规定执行。超过保存期限、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经人力资源行政部总监批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文向指定行政人员进行移交、清退。

第十一条

附

件 件 （一）发文审核签发单 （二）文件发放单 （三）收文登记表 本办法由公司人力资源行政部负责解释和修订，原相关管理制度作废。本办法经总经理核准后执行。

浙江天成工业股份有限公司 发文审核签发单

文件编号：Q/TC-A420044A0

拟稿部门

拟搞人

拟稿日期

缓急程度

核稿人

发文字号

文件标题

审核人

审

稿

人

意

见

定稿人 意见

会

签

人

意

见

签发人

签发日期

存档部门

浙江天成工业股份有限公司 文件发放单 №:FNC-

是否归档 □

表格编号: Q/TC-A420006A0 文件名称

文件编号

版本号

修订号

发布日期

文件发放单位 文件接收人 文件数量 文件状态 文件签收人 签收日期 备注

编制:

审核:

批准:

浙江天成工业股份有限公司

收文登记表

年月日 来文单位 文号 文件内容 份数 有无附件 附件名 是否需办理 办理时间 收文人 签收人 回复时间

浙江天成工业股份有限公司

收文办理表 □传阅

□办理 文件名称

编号

日期

收文单位

收文人

审核人

拟办意见：

批办意见：

承办意见：

办理结果

归档人

归档日期

心声。

海安联发棉纺有限公司工会会务公开实施办法

第一章 总则

第一条为落实全心全意依靠工人阶级的指导方针，保证工会会员充分行使民主政治权利，建立健全工会内部监督约束机制，加强工会组织的廉政建设，调动全体会员参政议政的积极性，推动海安联发棉纺有限公司工会深化内部改革，强化自身建设，促进工会事业全面发展。根据《海安县工会会务公开实施办法》的有关规定，结合海安联发棉纺有限公司工会工作实际，制定本实施办法。

第二条本办法适用于海安联发棉纺有限公司工会会务范围内。

第三条会务公开的原则

1、突出重点的原则。会务公开要突出四个重点：一是会员群众最为关心热点问题和涉及会员切身利益，需要让会员群众清楚、明白的事项；二是容易引发矛盾和滋生腐败现象的问题；三是经费使用、财务财产、重大活动、廉政建设等重点工作；四是工会自身改革重大事项。

2、实事求是、注重实效的原则。要坚持从公司实际出发，公开的内容必须真实准确，可靠可信。要加强领导，严密组织，认真负责，注重实际效果，不弄虚作假，不搞形式主义。

3、依法办事的原则。实行公务公开，必须以党的方针政策

和工会有关法律法规为依据，即保证会务公开合法化，又要维护会员的知情权、民主监督权。

第二章会务公开的内容、形式、时间

第四条会务公开的内容

1、工会年度工作重点、年度经费划拨上解与使用情况、工会自身改革、工会会费交纳和使用情况公开；

2、工会资产状况（固定资产、流动资产）、年度经费审查情况、重大活动经费使用情况公开；

3、重大活动公开。主要指工会召开重大政治会议、举办大中型文艺演出、开展重要体育赛事、组织系统竞赛、各类知识竞赛及其他大型活动的项目、安排、名次评比和奖励情况；

4、民主评议领导干部和选拔聘用干部公开。主要指会员代表大会或工会全委会民主评议副主任以上领导干部的方案、内容、评议结果、任免或奖惩建议及落实情况；

5、送温暖工程情况公开。主要指公司困难职工救济办法；每年救济对象、发放数额；职工为困难职工、灾区及贫困地区群众、残联等捐款、捐物情况；

6、其它与会员切身利益有关的重要事项公开。

第五条会务公开的形式

1、工会工作重点、财务财产、经费审查、工会自身改革、重大活动的内容在会员代表大会或工会委员会上公开。

2、其它各项内容在公开栏上公开。

第六条会务公开的时间

1、在会员代表大会或工会委员会上公开的事项，每年公开一次。

2、在公开栏上公开的事项，根据公开的内容分为季、月和随时公开。

总之，公开的内容要真实、详细、简洁、明了，便于会员了解；公开的形式和方法要因事、因时而宜，灵活多样；公开的时间要及时、规范并根据项目、内容和会员群众的要求而定。

第三章会务公开的组织和实施

第七条建立健全领导机构。海安联发棉纺有限公司工会成立会务公开领导小组，其主要职责是：负责对会务公开工作进行组织领导；制定组织规划、公开方案；重大问题的协调、指导；进行考核、评比。

第八条建立工作机构。成立会务公开办公室，其主要职责是：在领导小组的领导下，具体负责起草文件、制定实施方案、提供政策依据、汇总和反馈信息、负责会务公开的日常工作和资料的整理归档工作。对各分会会务公开工作进行考核、检查、验收和评比。

第九条建立会务公开责任制和单项公开工作小组。为保证我公司工会会务公开工作做到职责明确、公开程序规范、公开内容真实准确，在建立健全组织领导机构的基础上，建立以目标责任制为主要内容的会务公开考核激励机制，成立3个单项公开工作

小组，具体负责会务公开的相关内容。各个会务公开小组的共同职责是：领导本组各项内容会务公开工作的实施；负责协调和处理本组公开工作中出现的问题；做好本组公开内容的各种资料、数据的统计和准备工作；完成公开内容具体公布工作。

1、重大事项公开工作小组。

公开内容：第四条

一、

二、

四、六条款的内容

公开形式：会代会、委员会、公开栏

公开时间：根据内容分定期和随时两种

2、重大活动公开小组

公开内容：第四第

三、六第款的内容

公开形式：委员会、公开栏

3、送温暖工程公开小组

公开内容：第四条

五、六条款的内容

公开形式：委员会、公开栏

第十条建立健全监督机构。成立会务公开监督机构，其主要职责是：依据有关政策和法律法规的规定，负责监督会务公开的内容是否真实、全面；公开的时间是否及时；公开的程序是否合法；群众反映的问题是否得到合理解决。适时组织会员群众对实行会务公开工作的情况进行评议，将会员群众反映的问题反馈给有关部门，并负责督促落实。

第十一条群众参与监督

1、会务公开的重要内容要在公开前广泛听取会员意见，通

过召开工会委员会、会员代表恳谈会等进行讨论，取得一致意见后再公开。

2、群众评议。会务公开监督小组召集会员代表座谈会或明察暗访、问卷调查、民意测验、跟踪监督等多种形式搞好民意测评，测评的内容是会员对会务公开工作满意程度，并将测评情况反馈给会务公开小组和各工作小组。

3、设立监督意见箱，意见箱由监督小组指定专人定期开启。对群众反映的问题、提出的意见、建议和投诉，必须有专人办理，对会员群众意见要归纳整理后反馈给有关部门，并督促有关部门予以落实，给以认真的答复。对违法违纪、打击报复、违反会务公开规定的人和事，要根据不同情况，坚决依据有关规定及时做出处理。

第四章领导与考核

第十二条建立和完善“工会统一领导，主席共同负责，组织部门牵头办理，有关部门积极配合”的领导机制和工作机制。会务公开涉及海安联发棉纺有限公司工会的全局性工作，必须在工会的统一领导下进行，通盘运筹，有组织、有计划的开展。第十三条海安联发棉纺有限公司工会要把会务公开工作作为领导班子建议的一项重点内容来抓，确实把会务公开摆在重要的工作议事日程。会务公开领导小组至少每半年研究一次会务公开工作，及时总结经验，使海安联发棉纺有限公司工会会务公开工作不断地深化、提高。

第十四条海安联发棉纺有限公司工会要把会务公开工作纳入工会工作的考核中，将会务公开同各基层工会政绩考核、评先评优挂钩。对不按照规定实行会务公开或弄虚作假的分会和领导干部，要严肃批评、严肃处理，限期改正，情节严重的取消基层工会和基层工会负责人的评先评优资格；对不搞公开或假公开的有关部门领导干部失察的，按党风廉政责任制追究责任。

第十五条会务公开办公室，对各级工会和工会领导干部执行本实施办法的情况进行监督、检查、考核。

第五章附则

第十六条各基层工会参照本办法，结合本部门实际制订会务公开实施细则。

第十七条本方案解释权为海安联发棉纺有限公司工会会务公开领导小组。

第十八条本方案自会员代表大会通过之日起实行。

言论很赞。

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