集团公文处理办法样本

集团公文处理办法样本

第一章

总

则

第一条

为加强公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

第二条

本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。

第三条

本办法中的公文处理，是指公文的办理、拟发、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条

公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。

第五条

公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。

第六条

行政办公室为公文处理的归口管理部门，公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。

第七条

本办法适用于集团，其他公司板块可参照执行。

第二章

公文种类

第八条

公司的公文种类主要有：

(一)命令(令) 适用于人员任免和嘉奖。

(二)决议 适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

(三)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

(四)通知

适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(五)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

(六)报告

适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。

(七)请示

适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。

(八)批复

适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。

(九)意见

适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。

(十)函

适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条

公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。

上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。

第三章

公文格式

第十条

公文一般由眉首、主体、版记构成。

公文眉首是指首页横线以上部分，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占首页的 1／3 到 2／5。(见附件 1)

公文主体是横线以下至主题词(不含)之间的各要素的统称，包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记是位于主题词以下的各要素的统称，包括主题词、分送栏、印发栏等。

第十一条

公文眉首。

(一)涉密和紧急标识。涉及公司秘密的公文应当在文件首页右上角标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”公文在文件左上角标明文件份数。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识秘密等级和紧急程度的，秘密等级标识在右上角第 l 行，紧急程度在右上角第 2 行。

(二)发文单位标识。发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，分为二种：一种是由公司全称加“文件”组成，另一种仅为公司全称。联合行文，主办单位排列在前。

(三)发文字号。发文字号由公司代字、年度、顺序号组成，置于发文单位标识之下，横线中央之上。联合行文，只标明主办单位发文字号。

(四)上行文(即向政府机关或行业管理部门呈送的请示、报告)应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

第十二条

公文主体。

(一)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三

部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题位于横线下方空一行处，排列应遵循美观易懂的原则，字数不多可居中排成一行；如字数较多可排成两行，分行时不要将词组分开。上下排列可采用“两行等长”、“上短下长”、“上长下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中间长”或“上下长中间短”的排列格式，照顾阅读的方便并保持页面的美观。

(二)主送单位。主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。

主送单位应在标题下空 1 行处，左侧顶格，主送单位名称后标用全角冒号。

(三)正文。公文正文在主送单位名称下 l 行处，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

(四)附件说明。公文附件说明应附在正文空 1 行处，左侧需空 2 字标识“附件”，后标全角冒号，注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。

附件应与主件一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，并标识序号。

(五)成文日期。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

(六)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。联合行文需加盖两个以上印章的，应将各发文单位名称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，协办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

(七)文件落款通常应在正文或附件下空 2 行。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(八)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

第十三条

版记。

(一)主题词。公文应当标注主题词，“主题词”标引在文件末页左下端、分送栏之上，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，词目之间空 1 字。

(二)分送栏。分送栏由两条等长的平行细实线构成，设在主题词下 l 行，左空 1 字标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（抄送单位的写法：

抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。）

(三)印发栏。印发栏(拟稿、核稿、打字)应设在文件末页最后一行。

第十四条

专题会议纪要用于记录公司各种专题会议召开或评审的内容，发文单位应放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。(见附件 2) 第十五条

其他会议纪要的发文单位放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。根据会议内容和工作要求发、报有关领导或单位。(见附件 3) 第十六条

章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。

第四章

排版、印刷格式

第十七条

文件用纸。文件用纸一般采用国际标准 A4 型(210ram×297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要确定。

第十八条

文头与页边。文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽 25 毫米，地脚宽 20 毫米，订口宽 28 毫米，翻口宽 20 毫米。

第十九条

字体与字号。文件标题用小二号宋体加黑；发文字号、签发人、抄送单位、主送单位、正文、附件、落款等用四号仿宋体；签发人姓名用四号楷体标识；密级、紧

急程度用四号黑体；“主题词”三个字用四号黑体，具体标引的主题词用四号宋体。

如文件内容层次较多，可用分级标题标出。第一层大标题用小三号宋体加黑，第二层用四号黑体，第三层用四号楷体。规范性文件的章节名可用小三号宋体加黑居中，前后各空一行；条名用黑体或四号仿宋加黑标出。

第二十条

字数排列与行间距。WORD 字处理系统排列一般为每页 25 行，每行 35 个字符，行距为 1．5 倍。

第二十一条

页码。多页文件应逐页编出页码，用阿拉伯数字表示在每页正面的右下角、背面的左下角。

第二十二条

装订。公文用纸一般采用国际标准 A 4 型(210mm×297mm)，左侧装订。

第五章

行文规范

第二十三条

行文应当确有必要，注重效用。

第二十四条

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二十五条

公司各部门依据部门职权可以向各关联板块或业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。

第二十六条

公司同级各部门可以联合行文。

第二十七条

向各关联板块或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。

第二十八条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。

第二十九条

受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

第六章

发文办理

第三十条

发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发 (会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。

第三十一条

公司各部门要以公司名义对外行文，须经行政办公室审核，报请分管领导审批后办理。

第三十二条

草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定； (二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；

(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；

(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；

(七)应当使用国家法定的计量单位；

(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十三条

拟制公文应使用公司统一的拟稿纸。

第三十四条

涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交行政办公室核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。

第三十五条

公文送领导签发前，应当由行政办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第三十六条

审核后，由行政办公室统一编号并呈送领导审批同意后签发。

第三十七条

签发后的公文原稿由行政办公室统一印发，并做好发文登记。

第三十八条

经签发的公文应由行政办公室统一归档管理。

第三十九条

所有部门之间不得将收文横向传递，必须经行政办公室进行流转。

第七章

收文办理

第四十条

收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四十一条

收到其他各公司版块或部门上报需要办理的公文，行政办公室应进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第四十二条

公司所有收文均由行政办公室负责审批流程工作。并将领导审批意见抄告承办单位执行。

第四十三条

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者

不宜由本部门办理的，应当及时退回行政办公室并说明理由。

第四十四条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。

第四十五条

审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期；没有请示事项的，签署表示已阅知。

第四十六条

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十七条

行政办公室在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管；文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。

第八章

公文归档

第四十八条

公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四十九条

公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。

第五十条

归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。

第五十一条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。

第五十二条

联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

第五十三条

拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。

第九章

公文管理

第五十四条

公文由行政办公室统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。

第五十五条

公文翻印需经行政办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。

第五十六条

公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十七条

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室负责人批准，可以销毁。

第五十八条

部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。

第十章

附

则

第五十九条

本办法由行政办公室负责解释和修订。

第六十条

本办法自印发之日起施行。

不花时间一定不知道作者到底说的是什么。

公文处理办法

1 目的

为适应开发区高效、快捷、全面创新的体制要求，确保财政局公文处理工作科学化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局工作实际，特制定本办法。

2

3

4

5 依据 适用范围 职责 工作程序 《公文处理新规范》 本制度适用于本局各有关处室。 办公室负责制度的具体执行。

5.1总则

5.1.1财政机关的公文，是在依法行政管理过程中，处理公务的具有法律效力和规范栺式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，转发行政规章，施行执法措施，请示和答复问题，指导、布置工作，报告情况，交流经验的工具。

5.1.2公文处理是指公文办理、管理、立卷、归档及销毁等一系列衔接有序的工作。公文处理必须严栺执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全；坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

5.1.3财政局办公室具体负责本机关内部的公文处理工作。

5.2财政机关公文的主要种类有：

5.2.1通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

5.2.2通知：适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的分文，发布规章；传达局内党、政要求及需要周知或者共同执行的事项；仸免和聘用干部。

5.2.3通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

5.2.4报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5.2.5请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

5.2.6批复：适用于答复下级机关和有关单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级机关和有关单位报送的各类报告。

5.2.7意见：适用于对重要事情提出见解和处理办法。

5.2.8函：适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

5.2.9会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

5.3公文栺式

5.3.1行政机关的分文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抁送机关、印发机关、印发仹数和印发时间等部分组成。

5.3.1.1公文的秘密等级又称密级，秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并注明保密期限。具体写法为“密级★保密期限”。

5.3.1.2紧急公文应当在首页分别标明“特急”、“急件”。

5.3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列

在前。

5.3.1.4发文字号包括机关代字、年仹（应用公元全称）、序号。

财政局机关的发文字号为：

A.党组文件：凡对局管理干部的人事仸免、重大奖惩、纪律指令及其他要以党组名义明确的重大事宜等，可以党组文件印发。党组文件的内容，一般应由党组会议讨论，由党组书记或由党组书记指定其他党组成员签发。

发文字号为：开财党组字［年号］文号。

B.党总支文件：凡属精神文明建设、干部队伍建设的有关事宜，可以局党总支文件印发，由局机关党总支书记或由党总支书指定其他党支成员签发。

发文字号为：开财党总字［年号］文号

C.局发文件：各处室对分管工作、业务所做的，要求各预算单位和企业执行的规定、批复、通知，向上级领导单位的请示、报告及转发上级机关文件等均可以局名义发文。一般由分管局长签发或由局长直接签发。

发文字号为：开财字［年号］文号。

联合发文，只标明主办机关发文字号。

5.3.1.5上行文应在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示“应当在附注处注明联系人姓名和电话。

5.3.1.6公文标题应准确简要地概括分文的主要内容，标明发文机关和分文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.3.1.7公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.3.1.8公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订一起，并在正文之后，发文机关属名之前注明附件的顺序和名称。

5.3.1.9成文日期，以签发机关领导人签发日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。

5.3.1.10印发机关和印发日期分别标在文件末页下端左右两侧，在印发之下可标明文件仹数。

5.3.1.11公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。

5.3.1.12公文应标注主题词。一仹公文的主题词，一般不超过6个。

5.3.1.13主送机关是主要受理公文的机关；抁送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写主送报送和抁送机关时，应当使用全称或者规范分简称、统称。

5.3.2公文版头，局内各部门制发的正式行文，统一使用“大连经济技术开发区财政局文件”红头纸印发；局内各部门制发的对外非正式行文统一使用“大连经济技术开发区财政局”红头纸印发。

5.3.3公文使用的汉字按国家规定的标准执行，文字从左到右横写横排。公文用纸一般为16开型，或采用国际标准A4型，左侧装订。

5.4行文规则

5.4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请求和报告。

5.4.2我局机关与区直各委办局可以联合行文。

5.4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关；如需同时送其他机关，采用抁送的形式，但不得抁送下一级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

5.4.4除上级机关直接交办的事项外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、

“意见”、“报告”。

5.4.5局内各处室不得独自对外正式行文，因工作需要对外正式行文的，须经局领导批准，以局名义正式行文。

5.5公文办理

5.5.1公文办理包括收文办理和发文办理。

5.5.2收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、传阅、催办，查办等程序。

5.5.3本局收文不论是邮寄或送达的文件、信函，一律由办公室统一签收。

5.5.4办公室签收的文件、信函，经文书登记整理，加盖“收文专用章”，签署收文日期和收文编号，由秘书及时提出拟办意见送局领导阅批后交有关部门办理。

5.5.5承办部门收到公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于内容涉及面广，问题复杂不能在规定时限内做出答复的，承办部门应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。

5.5.6对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室，以便交其他部门办理。

5.5.7对各部门承办的公文，办公室将定期催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。

5.5.8发文办理是指以局机关名义制发公文的过程，一般包括公文草拟、审核、签发、复核、打印、校对、盖章、分发等程序。

5.5.9草拟公文应作到：

5.5.9.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，要切实可行，并加以说明。

5.5.9.2根据行文目的和主送机关的行文关系选择合适的公文文种。

5.5.9.3人名、地名、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。

5.5.9.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

5.5.9.5必须使用国家法定计量单位。

5.5.9.6用词用字准确、规范。文内使用的非规范简称，应先用全称并注明简称。

5.5.9.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修饰彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

5.5.10草拟公文由公文承办部门办理。

5.5.10.1对下级单位的请示报告和同级机关需要答复的来文，应由承办人提出意见后按规栺用纸先行打印，经部门领导阅签后送办公室报局领导签批。

5.5.10.2对拟以局各义下发的公文，必须用局统一拟文纸拟文，拟文时一字一栺，一标点符号一栺，字迹工整。

5.5.10.3草拟公文严禁使用铅笔和圆珠笔，不得在文稿装订线外书写文稿，书面不整洁或修改、调整幅度较大的文稿，应眷清后再送领导审阅。

5.5.10.4承办人拟搞后交由部门领导审核，如涉及两个以上部门或单位，应再交有关部门或单位会签后送办公室报局领导签发。

5.5.11公文签发应遵守下列原则

5.5.11.1向上级机关行文时，其公文文稿由部门负责人签字后，经分管局领导审核，并由局长签发后，方可缮印上报。

5.5.11.2区直各委办局与我局联合发文时，必须由拟稿部门核稿，并将修改意见取分管局领导审核同意后，报局长签发，或由局长授权，分管局领导签发。

5.5.11.3向下级或有关企事业单位行文时，按领导分工权限分别签发。

5.5.11.4领导人签发公文，应当明确签署意见，署姓名、时间。

5.5.12为确保公文质量，已经领导审批过的文稿，不得随意改动，确需修改的需再报局领导同意。

5.5.13文件经局领导签发后，正式发出的程序是：

5.5.13.1需以局名义出发的公文，由办公室统一编号后由各承办部门按局发文件模版自行套印。

5.5.13.2文件套印后必须由起草部门再作校核，确保无误，方可送办公室盖印。

5.5.13.3文件盖印后，除留存及上报文件外，承办部门应根据发放范围予以分发，如需邮寄，也由承办部门自行办理。

5.6公文立卷、归档和销毁

5.6.1公文立卷、归档和销毁工作由办公室具体负责。

5.6.2公文办理完毕，公文起草部门应及时将原件和有关材料一并交办公室整理立卷，个人不得保存应归档的公文。

5.6.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存副本。

5.6.4公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。

5.6.5公文印发后，办公室留存归档外，各部门尚需保管的公文，应由专人负责。

5.6.6没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和局领导批准，由文秘室负责定期销毁。销毁秘密公文时，应当进行登记，保证不丢失、不漏销。

5.6.7调阅、摘抁或自制归档公文，应关规定办理，并及时，完整归档。

6 相关记彔

《公文处理过程记彔表》

《文件处理单》

《归档文件目彔》

有现实的作用。

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