后勤公司公文管理制度样本
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后勤公司 公文管理制度样本
为规范公司各类办公文件的管理,严格公文处理程序,提高工作效率,根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定,结合公司实际情况,特制定本管理制度。
一、公文的定义及分类 1、公文定义 :是指公司在经营管理过程中,按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2、公司公文分类:
(1)公司规章制度及流程文件和表单类。
(2)通知:适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。
(3)报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问等。
(4)请示:适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。
(5)函:适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。
(6)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况 (7)会议纪要:适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。
二、公文处理原则 1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书,是传达、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行,做到准确、及时、安全、保密。
4、综合管理部是公司公文处理的管理部门,负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
5、各部门负责人:负责审核本部门起草的公文。
三、管理规定 1、起草公文要求。
(1)起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件) (2)公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批,办公室下发。如涉及其他部门,以公司级文件下发。
(3)发出的公文,必须报办公室审核。审核的重点:是否需要行文,公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。
(4)传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
2、收文管理 (1)公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定,并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)
(2)公司收文的处理程序为:收文、分文、记录、传送、归档。
(3)公司收文由综合管理部统一负责:收到发来文件后,应先做好归类、登记,根据文件的内容,分送有关领导阅示和主办部门处理后,收回归档。
3、发文管理 (1)、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的,还应附批示件。
(2)、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发,其他文件通常用普通纸印发。
(3)、以公司名义制发的公文,由总经理审批后签发。
(4)、公文正式下发前,综合管理部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附加材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(5)、拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(6)、公司内部文件,各部门应妥善保管。
4、公文的存档与保管 (1)、综合部档案管理员每年 3 月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料,综合部档案人员负责向有关部门清理搜集,各部门应予以支持配合,避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。
(2)、公文的销毁,由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单,报综合部负责人批准后按规定实施销毁。
各部门、各单位要按上诉规定书写公文;凡上报公司的各类报告、请示等,均需按上诉要求办理;凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。
XXX股份有限公司文件
穗XX发【2009】第12号
关于印发《公文管理规定》的通知
公司各部门:
为加强对本公司公文管理,做到规范、准确、及时有效地运用公文,结合公司的实际情况,特制定本规定。
一、公文的常见种类
(一) 规定:为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。
(二) 决定:适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤
销下级部门不适当的决定事项。
(三) 决议:适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
(四) 通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(五) 通知:适用于批转各部门的公文,转发政府机关和不相隶属机关的公文,传达要求
各部门办理、周知或执行的事项,任免和聘用干部。
(六) 通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(七) 报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(八) 请示:适用于向上级机关请示或批准的事项。
(九) 批复:适用于答复下级单位请示的事项。
(十) 意见:适用于对重要问题提出建议和处理办法。
(十一) 函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请
求批准和答复审批事项。
(十二) 会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文的收发和承转
(一)公司公文分两类,一类是外来公文(即来自公司之外的各种文件、传真、信、函),另一类是公司各部门拟写的内部公文。
(二)外来公文由前台统一收取,填写“收文登记表”,并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的,由前台直接交收件人签收,其余公文交办公室处理。
(三)各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文,先交办公室,办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号,交总经理批办。如有紧急公文送到,应立即交送有关部门,不得有任何搁置。
三、公文的拟办和传阅
公司内外公文,由其收文的各部门拟办,并根据公文内容送:
(1) 办公室呈总经理批办;
(2) 有关部门承办;
(3) 有关部门传阅。
四、公文的批办和承办
总经理批办的文件,由办公室根据批办的内容:
(1) 归总经理个人档;
(2) 送有关部门承办;
(3) 送有关部门传阅。
五、公文的催办和反馈
(一)公文的催办由送传单位向受文单位催办,一般不越级。由办公室送转总经理的
批办件,由办公室催办;送转公司办公室的批文件,由办公室催办。
(二)意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批(送)办单位(公司办公室或有关部门)。特殊情况下,可直接反馈到总经理本人。
六、公文的办复、清缴和归档
(一)公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后,将承办结果及时报告有关领导。
(二)总经理处理的公文,由办公室办复后清缴登记,并送档归档。如总经理需自行留档,由办公室填留档表备案。
(三)其他由办公室或职能部门承办的公文,处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。
七、文稿的起草、审核和签发
(一)下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。
(二)凡以公司“穗XX发”下发的各类文件,综合性的由办公室拟稿,专题性的由各职能部门负责起草。
(三)以公司名义下发的公文,必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”,由公司领导签发后交办公室统一下发。
(四)各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函,均采用公司文件纸,一般的通知则不采用。
(五)各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定,均需填写发文稿纸,由各部门主要负责人审核,经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印,发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。
八、发文文号规定
(一)公司对外行文的文号为:
董事会行文:“穗XX董发”【200x】第xxx号
“穗XX董函”【200x】第xxx号
公司名行文:“穗XX发”【200x】第xxx号
“穗XX函”【200x】第xxx号
(二)内外公函:
“办公室”的文号为:“穗XX办函”;
“财务部”的文号为:“穗XX财函”;
“商务部”的文号为:“穗XX商函”;
“质量保证部”的文号为:“穗XX保函”;
“生产部”的文号为:“穗XX生产函”;
(三)各部门文号顺序
由本部门自行记录编发,校样稿连同电子文档均须交办公室,由办公室作文、格式校订,经公司主管领导签发后,办公室统一打印,以做到发文的规范、统一。
九、公文的保密
(一)公文拆启和传送由专人负责,办公室和各部门指定一人负责此项工作,其他人不得私自拆启或横向传递。
(二)公文的阅读要限定范围,除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件,应按主管领导的批示传阅,其他人不得擅自阅读。
(三)注意公文的安全性。公文处理完之后,应即时送转或清缴;未处理完的要放在安全的地方,不得随处搁置;注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。
(四)各类文件的草稿和需清理的文件,应及时销毁。
(五)传送密件,送件人必须用档案袋将文件密封后,送达收件人签收。
(六)收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。
十、本规定之颁布之日起执行。
不可否认,写得非常好。
就是要像作者一样,这么认真写好一篇范文嘛。