各种大型会议服务流程
时间：2021-10-13 来源：博通范文网 本文已影响 人 
各种大型会议服务流程 流
程 具
体
内
容 贵宾室 （1）根据任务要求，将家具、茶具、烟具、鲜花准备好。
（2）室内四周摆放花草，屏风等装饰物。
（3）设专人领位岗，主动礼貌迎宾、领位。
（4）客人就座后，送茶送毛巾，或送饮料。
（5）在客人谈话间歇时，添斟茶水饮料。
（6）等候服务时勤观察，不走动，不交谈。
（7）贵宾进入会场，宴会厅，按领位服务流程引领。
商 务 会 谈 （1）会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环形会议桌，
桌上铺设会议桌台布，座椅用扶手椅，椅座与参加会议
的人数相等，会场绿化高雅。
（2）高规格的会议，要在会议桌中央安放会谈两国国旗，东
道主国国旗在左。
（3）会谈桌上必须准备文具、用品，为了保持会场安静，茶
底盘上放一块折成四方的小毛巾或茶垫底。
（4）凡属保密会谈，应按接待部门规定，严格遵守进入会场
的时间。
（5）参加会谈的服务员，必须严守国家机密。
重 要 会 议 （1）按会议类型与规格，选择合适的会议厅。
（2）按会议形式与人数，摆放会议桌和座椅。
（3）按客户要求，布置会场，挂条幅，设签到台，主席台，
讲台，话筒等会议设施设备等，并适当布置花草。
（4）准备会议所需的文具，用品，席位卡等。
（5）准备会议期间的茶水，咖啡，点心等。
（6）服务员站在门口迎接客人。
（7）客人入座后，要及时送上茶水，毛巾等，做到热情服务，
并保持安静。
（1）
会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶
水、饮料、酒等需求量，一般半小时添加一次，遇到举
杯时，应及时送上酒杯。
（9）会议结束，在门口送客道别感谢。
贸 易 洽 谈 会 （1）
贸易洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。
（2）
还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务，会议室要保持整洁卫生，当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水，咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。
（3）
一般参加洽谈的客人对早、午餐要求从简，对晚餐要求丰盛些，因此在一日三餐的供应上，重点放在晚餐。
（4）
洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴请，因此必须抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。
签 字 仪 （1）
根据接待单位选定的会议室，经全面清扫后，在厅的中央部位安放一长条形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨幅书画或用长屏风，二边放绿化，并准备好会议音响设备。
式 （2）
签字台铺设优质台布，桌上放两国的国旗和两套签字用文具，另备一个吸干墨水器，并在相应地位安放两把座椅，鲜花放在中间。
（3）
在距离座约 1 米处，放置一排高低层踏脚板，以便签字双方人员站立合影。
（4）
应事先按要求准备好祝贺用的香槟和香槟杯，供双方签字交换文本后，及时送上举杯共贺，如时间和条件允许，双方举杯庆祝后，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤去。
茶 话 会 （1）
茶话会因其优点众多，故广泛风行，会议多设圆桌椅子，自由入座，不排席位。
（2）
茶话会应根据接待单位规定准备，一般只供应咖啡、红茶、绿茶、中西式点心、糖果、可乐。
（3）
客人边吃边谈，要随时观察客人对饮料的需求量，一般半小时添加一次，过程添加 2-3 次就差不多了。
（4）
茶话会中期和临近结束时，应各分送毛巾一次。
（5）
茶话会的迎宾和送客一般都由接待单位代表在入口迎送。
理论很扎实！
范文自成一家，有自己的特色。
针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。
一、人员分工明确
1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。
2、确定会场布置负责人：
（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。
（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。
（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。
（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。
台下摆放一次性口杯。
（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。
（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。
3、确定材料负责人：
（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份
（２）领导讲话。人手一份。
（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。
（４）其他参会人员发言材料。
（５）会议材料袋若干。
对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。
4、确定会场服务负责人：
（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。
（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。
（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。
（４）提出会议纪律要求
（5）会议记录。做好摄影留念。
5、确定用餐负责人：
（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）
（2）专家、领导用餐
（3）备用数量（人员增减）
（4）专家餐后休息处
（5）早、晚自助餐用餐人数
（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。
6、确定宾馆接洽负责人：
（1）宾馆业务接洽：
（1）接待能力符合会议要求
（2）会议相关设施考察一遍、
（3）食宿收费标准
（4）就餐方式：自助、桌餐
（5）菜单模式与基本标准
（6）会议室标准
（7）付费结帐事宜：
（8）结算方式
餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费
按桌，或者每个人的标准确定
宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时
（9）热水供应
（10）娱乐活动
（11）出现超员情况的应对方式
（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅
（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）
7、做好经费预算
（1）餐费
（2）宿费
（3）资料费
（4）会场布置费
（5）交通费
（6）房间内水果、洗漱用品标准
（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）
（8）会务补助费
（9）通讯费
（10）不可预见费
8、专家、领导等安排
（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。
（2）迎接人、车辆安排
（3）住宿规格安排
（4）支付讲课费、交通费
（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）
（6）活动安排（非报告期间）
（7）专家就餐安排、专桌、环境安静
（8）送行人、车辆安排
二、流程安排
1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。
2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。
当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。
（1）早餐时间
（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人
（3）中餐时间
（4）主讲人、领导休息
（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人
（6）晚餐时间
（7）餐后活动安排
（8）休息时间
（9）返程票定购、发放
（10）离会时间
（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话
